Услуги IT аутсорсинга, автоматизация процессов

В наше время IT-аутсорсинг играет большую роль в экосистеме многих фирм. Несомненно, главным достоинством IT-аутсорсинга является автоматизация.

Давайте разберемся, что такое автоматизация. Автоматизация – одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов, изделий или информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций. Термин «автоматизация», основанный на более раннем слове «автоматический» (поступающий с автомата), не был широко использован до 1947 года, когда Форд создал отдел автоматизации. Именно в это время индустрия быстро принимала контроллеры обратной связи, которые были введены в 1930-х годах. Автоматизация позволяет повысить производительность труда, улучшить качество продукции, оптимизировать процессы управления, отстранить человека от производств, опасных для здоровья. Автоматизация, за исключением простейших случаев, требует комплексного, системного подхода к решению задачи. Применяемые методы вычислений иногда копируют нервные и мыслительные функции человека.

Существуют разные виды автоматизации:

1. Автоматизация производства — это процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Введение автоматизации на производстве позволяет значительно повысить производительность труда, обеспечить стабильное качество выпускаемой продукции, сократить долю рабочих, занятых в различных сферах производства.

2. Автоматизация бизнеса – это полная или частичная замена труда работников путем введения специализированной информационной системы или целого программного комплекса.;

3. Автоматизация технологического процесса — совокупность методов и средств, предназначенная для реализации системы или систем, позволяющих осуществлять управление самим технологическим процессом без непосредственного участия человека, либо оставления за человеком права принятия наиболее ответственных решений.

Основа автоматизации технологических процессов — это перераспределение материальных, энергетических и информационных потоков в соответствии с принятым критерием управления (оптимальности). В качестве оценочной характеристики может выступать понятие уровня (степени) автоматизации;

Частичная автоматизация — автоматизация отдельных аппаратов, машин, технологических операций. Производится, когда управление процессами вследствие их сложности или скоротечности практически недоступно человеку. Частично автоматизируется как правило действующие оборудование. Локальная автоматизация широко применяется на предприятиях пищевой промышленности.

Комплексная автоматизация — предусматривает автоматизацию технологического участка, цеха или предприятия функционирующих как единый, автоматизированный комплекс. Например, электростанции.

Полная автоматизация — высшая ступень уровня автоматизации, при которой все функции контроля и управления производством (на уровне предприятия) передаются техническим средствам. На современном уровне развития полная автоматизация практически не применяется, так как функции контроля остаются за человеком. Близкими к полной автоматизации можно назвать предприятия атомной энергетики.

Основными целями автоматизации технологического процесса являются:

сокращение численности обслуживающего персонала;

увеличение объёмов выпускаемой продукции;

повышение эффективности производственного процесса;

повышение качества продукции;

снижение расходов сырья;

повышение ритмичности производства;

повышение безопасности;

повышение экологичности;

повышение экономичности.

4. Автоматизация бизнес-процессов. Рассмотрим этот процесс подробнее. Бизнес-процесс представляет собой совокупность последовательных операций, в результате которых производится и сбывается продукт (создаётся и предоставляется услуга), а бизнес функционирует. Проще говоря, БП — это все действия и взаимодействия сотрудников, благодаря которым компания работает.

Представьте менеджера по продажам, работающего в компании, где БП не автоматизированы. Он должен: встретиться с клиентом, обсудить возможность сотрудничества, вернуться в офис, подготовить коммерческое предложение, затем привезти его клиенту, а после повторного обсуждения составить договор. Сложность в том, что переговоры обычно ведутся сразу с несколькими заказчиками, к тому же есть рутинная работа. Следовательно, на каждом из этапов менеджер может забыть нечто важное (включить нужный пункт в структуру коммерческого предложения, вовремя перезвонить человеку). Всё это влияет на результат работы.

Другое дело если внедрена программа автоматизации бизнес-процессов компании. Тогда работа осуществляется удалённо, каждый этап отмечается в карточке клиента, а о срочных задачах система уведомляет автоматически.

Без автоматизации БП компании вынуждены заказывать билборды, нанимать промоутеров, делать обзвон по холодной базе, массовые рассылки по приобретённой базе адресов и т. д. Ожидается, что всё это способствует увеличению заказов, хотя точно сказать, какие именно действия спровоцировали рост выручки, сложно.

Благодаря автоматизации маркетинга можно настроить показ рекламных сообщений для целевой аудитории (для потребителей, ищущих этот товар или услугу и готовых сделать покупку), подготовить уникальные предложения для разных клиентов благодаря сегментации рынка, проверить эффективность объявлений по каждому каналу продвижения.

Бухгалтеру вручную приходится считать заработную плату персонала, налоги, отпускные, больничные, а если это общепит, то ещё и себестоимость, стоимость блюд и т. д. При этом всю документацию нужно содержать в порядке, вовремя подавая отчётность. С одной стороны, это занимает массу времени, с другой — нередко доставляет хлопоты (даже одна ошибка существенно влияет на результат).

Автоматизация бизнес-процессов — это передача рутинных задач сотрудников автоматизированным системам. Те могут принимать заказы, производить расчёты, формировать и выставлять счета и т. д., тем самым облегчая работу персонала, сокращая затраты на неё.

Впервые термин «автоматизация» использовали Ф. Тейлор и Г. Гант в начале ХХ века по отношению к производству, а позже — и к понятию «бизнес-процесс», когда оно стало больше изучаться. В 80-х гг. появилась новая концепция БП, стали разрабатываться и новые устройства. Сначала это были печатные машинки, затем — копировально-множительные аппараты,

персональные компьютеры. С появлением интернета стали создаваться системы автоматизации бизнес-процессов предприятий.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить производительность труда, сократить затраты на него. Главное — выполнять работы по автоматизации правильно, иначе в лучшем случае они не принесут нужного эффекта, а в худшем — приведут к финансовым потерям.

Другое дело — внедрение программы автоматизации бизнес-процессов. Благодаря ей достаточно просто ввести нужные цифры, и система выполнит расчёты автоматически.

Виды бизнес-процессов

Непосредственно перед автоматизацией нужно классифицировать бизнес-процессы. Они бывают: основными — это БП, направленные на производство продукции или оказание услуг, реализацию и другие операции, которые приносят предприятию прибыль;

вспомогательными — это те, без которых не могут выполняться основные БП: бухучёт, документооборот;

управленческими — они охватывают функции управления всей компанией и каждым отдельным БП, сводятся к стратегическому и оперативному планированию, деловой оценке персонала, мотивации и т. д.;

развивающими — направлены на совершенствование продукции или услуг, технологий производства, повышение квалификации сотрудников и т. д.

Есть и другие классификации, согласно которым выделяются обеспечивающие БП (имеется в виду финансовое, инженерно-техническое обеспечение, обеспечение кадрами), сопутствующие. Последние косвенно влияют на производство товара. Так, для предприятий это будет ремонт оборудования, на котором производится продукция.

Автоматизировать можно любые бизнес-процессы при условии, что это принесёт положительный результат. То есть производительность труда после автоматизации увеличится, а качество продукции не пострадает.

Методы описания БП.

После классификации важно описать выбранные бизнес-процессы. Для этого используют два основных метода:

функциональный, или вертикальный — он сводится к обозначению иерархических связей и их последовательностей, даёт ответ на вопрос: «Что надо делать?»

процессный, или горизонтальный — описывает иерархические связи, последовательность, взаимосвязи, инструментарий, материалы для выполнения, даёт ответ на вопрос: «Как надо делать?»

Интересно, что правильное описание нередко способствует и совершенствованию бизнес-процессов. Наглядная демонстрация позволяет понять, где их можно оптимизировать.

Как описать бизнес-процесс правильно

БП могут описывать в виде:

текста — в этом случае шаги прописываются по пунктам, формируя инструкцию, регламент (правда, информации получается очень много, а акцент на иерархии, взаимосвязях не делается, что усложняет восприятие документа);

таблицы — в этом случае выделяется несколько параметров: начало БП, вход процесса, описание шага, результат и т. д. (то есть данные лучше структурируются);

схемы — на ней отображаются блоки, показывающие иерархические связи, их едовательность, взаимосвязи.

Поскольку информация в виде блок-схемы максимально структурирована, она легче и быстрее воспринимается. Следовательно, способ считается одним из самых эффективных.

Грамотная автоматизация позволяет:

сэкономить время — для этого рутинные, но важные задачи перекладываются на автоматизированную систему (это может быть распределение задач или ведение подсчётов);

исключить ошибки вследствие человеческого фактора (например, при оформлении накладных в компании по доставке товаров принимать заказы проще, если населённые пункты и почтовые отделения уже внесены в систему; тогда менеджер может просто выбирать нужное, а не писать самостоятельно, надеясь, что он всё правильно расслышал);

улучшить бизнес-процессы или выполнить отдельные из них вместо сотрудника (так, обзвон клиентов или участников каких-то конференций нередко доверяют роботу; это особенно выручает, если в базе несколько сотен телефонных номеров);

увеличить выручку — благодаря автоматизации удаётся обслужить больше клиентов (например, при оформлении заказа в интернет-магазине система сама может отправить счёт клиенту, а когда тот будет оплачен, уведомление менеджеру; таким образом, нагрузка на последнего снижается, а прибыль — растёт).

К слову, в результате автоматизации бизнес-процессов высвобождаются ресурсы. При этом руководитель получает больше данных для анализа и эффективнее управляет компанией. Наконец, появляется возможность масштабировать бизнес — расширить производство или открыть филиалы и наладить эффективное управление каждым из них.

Помимо автоматизации наша компания предоставляет услуги по ремонту принтеров, настройке компьютеров, сервер настройке, ремонту ноутбуков. Особое внимание стоит обратить на обслуживание компьютерной техники.

Техническое обслуживание (согласно ГОСТ18322-78) – это комплекс операций или операция по поддержанию работоспособности или исправности изделия при использовании по назначению, ожидании, хранения и транспортировании.

Задачами технического обслуживания и ремонта офисного компьютера являются:

Обеспечение работоспособности средств вычислительной техники.

Обеспечение работоспособности операционных систем и прикладного программного обеспечения.

Обеспечение целостности, сохранности и работоспособности информации.

Обеспечение работоспособности периферийного, сетевого и коммуникационного оборудования.

Мероприятия по техническому обслуживанию, делятся на три группы:

Контроль технического состояния.

Профилактическое обслуживание.

Текущее техническое обслуживание

Существует два типа профилактических мероприятий:

активные

пассивные.

При активном профилактическом обслуживании выполняются операции, основная цель которых — продлить срок безотказной службы компьютера. Они сводятся главным образом к периодической чистке как всей системы, так и отдельных ее компонентов.

Под пассивной профилактикой обычно подразумевают меры, направленные на защиту компьютера от внешних неблагоприятных воздействий, например, скачки электропитания в сети, поддержании чистоты и приемлемой температуры в помещении, где установлен компьютер.

Мы живем в мире, переполненном информацией, и её объем непрерывно и стремительно увеличивается с каждым днём. Каждый день происходят события в политической и культурной жизни общества, совершаются научные открытия. В результате ускорения научно-технического прогресса человечество уже не в состоянии отслеживать лавинообразно растущий поток информации, и значительная полезная её часть оказывается безвозвратно утерянной. Так ученому иногда оказывается легче заново произвести исследование, чтобы найти решение научной проблемы, чем перечитывать массу литературы, а в библиотеках скапливаются десятки тысяч изданий, которые никогда не были затребованы читателями. Школьникам и студентам, чтобы стать квалифицированными специалистами, приходиться всё дольше учиться. А профессиональные работники любой сферы производства вынуждены постоянно совершенствовать свою подготовку, чтобы соответствовать требованиям рынка. Багаж знаний людей стал столь велик, что его все труднее осмыслить, привести в систему, а значит, и эффективно использовать. Человечество рискует захлебнуться в информационном потопе.

Не меньшей проблемой становиться и организация рационального хранения информации. Себестоимость печатного слова высока, однако бумага – самый распространённый на сегодняшний день носитель информации – весьма недолговечна. На поддержания книгохранилищ, реставрацию и перепечатку старых изданий расходуются внушительные денежные средства. Между тем, поиск нужной книги в огромных библиотеках требует значительного времени, а порой оказывается безрезультатным.

Один из путей решения проблемы информационного потопа – использование эффективных средств автоматизации создания и обработки данных. Их поиск – важнейшая задача современной науки.

Данные – это информация, представленная в виде, пригодном для её обработки. Ими могут быть буквы текста, числа и т. д. Обработка данных включает в себя множества различных операций, в том числе их накопление, отсеивание ненужных, упорядочивание, организацию хранения в удобной и легкодоступной форме, транспортировку, преобразование из одной формы в другую, предупреждение утраты и искажения и другие операции.

Главный помощник человека в автоматизации этих и других операций с данными – компьютер. Компьютерами называются электронные величины устройства, создающие и обрабатывающие данные автоматически в соответствии с определенной последовательностью команд. Современные компьютеры способны за секунду выполнять сотни миллионов и даже миллиарды операций типа сложения и умножения, накапливать, просматривать и сортировать огромные массивы данных, обмениваться ими с друзьями компьютерами посредством различных носителей( гибких дисков, пластмассовых дисков с отражающим покрытием, или CD-ROM и прочих) и кабелей и осуществлять по запросу пользователя поиск научной, справочной, учебной, культурной и развлекательной информации в глобальной компьютерной сети Internet. Кроме того, например, CD-ROM вмещает записанные лазерным лучом текстовые данные, объем которых сопоставим с содержанием большой библиотеки. Сохранность этих носителей информации существенно превосходит долговечность бумаги и составляет около 200лет, а себестоимость чрезвычайно низкая.

Компьютер – достаточно широкое понятие, подразумевающее целый класс разнообразных электронных вычислительных устройств. Так, в зависимости от целевого назначения выделяют несколько разновидностей компьютеров: большие электронно-вычислительные машины (большие ЭВМ), автоматически обслуживающие целые отрасли народного хозяйства, мини – ЭВМ, автоматизирующие производственные процессы на крупных предприятиях и в научных учреждениях, микро – ЭВМ, применяемые в небольших вычислительных центрах.

Однако особенно широкое распространение в последние годы получили ПК, предназначенные для обслуживания одного рабочего места, автоматизации учебного процесса по любым предметам в образовательных учреждениях, организации дистанционного обучения и досуга. Повышения популярности ПК обусловлено их относительной дешевизной, стремительно возрастающей производительностью и увеличивающимся многообразием функциональных возможностей.

С 1999 года действует классификация ПК на массовые, деловые, портативные, рабочие станции и развлекательные (спецификация РС99). Эта спецификация регламентирует технические требования ко всем разновидностям ПК, поскольку машины каждого класса, как правило, выполняют заданный набор операций с данными определенного вида. Согласно этой спецификации, для деловых ПК понижены требования к средствам воспроизведения графических данных, а устройство для воспроизведения звука (звуковые платы) вообще могут отсутствовать. Это обусловлено тем, что деловые ПК, как правило, применяются для обработки текстовых данных. Для портативных ПК, использующихся в дороге, обязательным условием является наличие средств удаленной передачи данных, т.е. компьютерной связи (например, модема или приспособлений для беспроводной связи). В рабочих станциях, оперирующих с большими массивами графики, видео и звука, должна быть повышена ёмкость накопителей данных (жестких дисков), а в развлекательных ПК – улучшена производительность устройств, воспроизводящих аудио- и видеоданных, которые являются основой компьютерных игр. Поэтому выбирать ПК следует с учетом тех задач, которые будут на нем решаться. Так, если пользователю нужен компьютер исключительно для создания и редактированию текстовых данных, не имеет смысла тратить деньги на ПК с мощными аудио и видеосистемами и жестким диском объемом 40Гб. А для обработки рисунков, напротив, нужен ПК с хорошей графической платой, большим объемом ОЗУ и производительным процессором.

Но следует учитывать, что границы между разновидностями ПК – условные и постепенно стираются. И ошибочно думать, что, скажем деловой ПК – это маломощный дешевый компьютер в сереньком невзрачном корпусе. Сегодня многие деловые ПК оснащаются устройствами для воспроизведения мультимедийной информации, т.е. совокупности нескольких видов данных (текста, графики, звука, видео). С другой стороны, современные массовые ПК достаточно мощны, чтобы успешно конкурировать с рабочими станциями, например, в монтаже цифрового видео, которое с удешевлением потребительских цифровых видеокамер становиться популярным развлечение среди домашних пользователей, особенно за рулем.

Современные организации не могут обойтись без технической поддержки в IT-сфере. Наша компания предлагает услугу абонентское обслуживание компьютеров. Практически ни один бизнес нельзя организовать без компьютерного оборудования, а такая техника требует, как оперативного решения проблем, так и регулярного обслуживания. Важно постоянно следить за работоспособностью техники. Даже небольшие сбои приведут к приостановлению деятельности компании. Доверяя обслуживание компьютеров организации специалистам «ItZone», вы получает комплекс услуг от квалифицированной команды.

Почему выгодно заказать техническое обслуживание и ремонт компьютеров у нас:

•          Оперативное решение самых сложных задач. Этот вопрос актуален для всех наших клиентов. Мы умеем работать в сжатые сроки, но при этом качество не страдает.

•          Специалист по заявке приезжает в указанное вами время. Все работы по возможности будут проходить без приостановления работы офиса.

•          У нас можно заказать комплекс услуг и решить сразу множество возникших задач.

•          Экономия времени и финансов. Вам нет необходимости набирать штат специалистов, наши услуги обойдутся гораздо дешевле. При этом регулярное абонентское обслуживание ПК избавит вас от более серьезных проблем с оборудованием.

Инженеры компании «ItZone» проконсультируют вас по всем вопросам. Мы также дадим необходимые рекомендации и будем на связи постоянно для вашего удобства. Абонентское обслуживание компьютеров в Москве – это современный, актуальный способ решить проблемы с вашим оборудованием.

Абонентское обслуживание компьютеров от компании «ItZone» — это:

•          Профилактика и диагностика для недопущения возникновения неполадок и их оперативной ликвидации.

•          Установка и настройка локальных, беспроводных сетей и обеспечение безопасности информации.

•          Подключение к Интернету, настройка под потребности пользователей.

•          Обновление антивирусных программ, ПО.

•          Подключение и настройка дополнительного офисного оборудования.

•          Настройка необходимых для работы компании программ и приложений.

•          Рекомендации по модернизации компьютерной техники, подбор, поставка и установка.

Кроме этого вы всегда можете обратиться к нашим специалистам по телефону за удаленной поддержкой по абонентскому обслуживанию ПК.

Компания «IT-zone» строит автоматизацию системы управления, опираясь на наш опыт в широком спектре областей IT, интегрирует создаваемые решения, производит настройку серверов и компьютеров.
IT-zone – Ваш путь к успешной автоматизации бизнеса.